1. GENERALIDADES
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales", TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS publica la presente política la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus Clientes.
De acuerdo con la definición establecida en la Ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros.
Estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada. La Ley 1266 de 2008 define los siguientes tipos de datos de carácter personal:
a) Dato privado
"Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular".
b) Dato semiprivado
"Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV" de la Ley 1266.
c) Dato público
"Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados", de conformidad con la Ley 1266 de 2008. "Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas".
Adicionalmente, la Ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales:
d) Datos sensibles
Son "aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos".
La Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos sensibles con excepción de los siguientes casos:
- Cuando el Titular otorga su consentimiento
- El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado
- El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica
e) Datos personales de los niños, niñas y adolescentes
Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos "siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes".
Roles definidos por la ley:
a) Responsable de Tratamiento
"Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos". TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
b) Encargado del Tratamiento
"Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento". TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS podrá realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.
Información del Responsable del Tratamiento
- Entidad: TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS
- NIT: 900350419-8
- Dirección: CR10 97 A 13 OFC 202 TORRE B – Bogotá, Colombia
- Teléfonos: (0571) 3132359308 – 3228918451
- Email: info@targetsoftdecolombia.co
- Web: www.targetsoftdecolombia.com
1.1. DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012
La Ley 1581 de 2012 desarrolla el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en bases de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente).
La citada ley se aplica a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas.
Bases de datos automatizadas
Son aquellas que se almacenan y administran con la ayuda de herramientas informáticas.
Bases de datos manuales o archivos
Son aquellas cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.
La ley exceptúa del régimen de protección:
- Los archivos y las bases de datos pertenecientes al ámbito personal o doméstico
- Los que tienen por finalidad la seguridad y la defensa nacionales
- Los que tengan como fin información de inteligencia y contrainteligencia
- Los de información periodística y otros contenidos editoriales
- Los regulados por la Ley 1266 de 2008
- Los regulados por la Ley 79 de 1993
1.2. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Son deberes de los Responsables del Tratamiento los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012:
a)
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b)
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
c)
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
d)
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e)
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f)
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades.
g)
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h)
Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
i)
Exigir al Encargado del Tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j)
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k)
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
l)
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
m)
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
n)
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.3. DERECHOS DE LOS TITULARES
La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar
Sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
Solicitar prueba
De la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
Ser informado
Respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas
Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley.
Revocar autorización
Y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y garantías legales.
Acceso gratuito
A sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
2. POLÍTICAS
a)
TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica.
b)
TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS solicitará la autorización a los Titulares de los datos personales y mantendrá las pruebas de ésta, cuando en virtud de las funciones de promoción, divulgación y capacitación, realice invitaciones a charlas, conferencias o eventos.
c)
Toda labor de tratamiento de Datos Personales realizada por TARGETSOFTDECOLOMBIA deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el Titular.
Sistema QHORTE: TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS se limita a almacenar los datos de la gestión de laboratorio de anatomía patológica y programas de tamizaje de cáncer de cérvix, procesados por el sistema de información EVAHPV & CLINICAL PATHOLOGY - QHORTE. Entre otros, información demográfica del paciente, procedimientos, histórico de resultados, trazabilidad de la muestra, del paciente y del resultado.
d)
El Dato Personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.
e)
Los Datos Personales sólo serán Tratados por aquellos Funcionarios de TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
f)
TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
g)
TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso.
h)
Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS haya finalizado.
i)
El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
j)
TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error.
k)
Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera cómo son utilizados sus Datos Personales, se deberá entregar dicha información.
l)
A solicitud del Titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, los Datos Personales deberán ser eliminados.
m)
Las políticas establecidas por TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente.
n)
Los Datos Personales sólo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
o)
Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección.
p)
No se realizará transferencia de información relacionada con Datos Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos.
q)
El Titular de los datos personales puede ejercer sus derechos mediante la presentación de consultas y reclamos ante TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, en sus oficinas (CR10 97 A 13 OFC 202 TORRE B) y por el correo electrónico info@targetsoftdecolombia.com
r)
Cuando exista un Encargado del Tratamiento de Información de Datos Personales, TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS, deberá garantizar que la información que le suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Adicionalmente le comunicará de manera oportuna todas las novedades a que haya lugar para que la información siempre se mantenga actualizada.
s)
En el caso de existir un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS suministrará según el caso, información de Datos Personales únicamente cuyo Tratamiento realice en virtud de sus funciones legales y cuando excepcionalmente éstas no apliquen, con la autorización del Titular.
t)
Cuando exista un Encargado del Tratamiento de información de Datos Personales, se exigirá que, en todo momento, se respeten las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información del Titular establecidas por TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS.
Servicios en la Nube (SaaS)
u) TARGETSOFTDECOLOMBIA SAS presta servicios en la modalidad de Software como Servicio (SaaS) a través de la solución QHORTE - Sistema de Información para la Gestión del Diagnóstico de Cáncer. Para la prestación de estos servicios, utiliza Amazon Web Services (AWS) como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO para infraestructura tecnológica, lo que implica transferencia de datos personales a Estados Unidos.
v) La transferencia internacional se realiza bajo las siguientes garantías:
- Contrato de Usuario AWS con cláusulas de protección de datos
- Almacenamiento en región us-east-1 (Norte de Virginia, Estados Unidos)
- Medidas técnicas: cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso IAM
- Respaldos automatizados diarios con cifrado
w) Para servicios de inteligencia artificial y mejora del software, TARGETSOFTDECOLOMBIA podrá utilizar datos agregados y debidamente anonimizados, garantizando que no sea posible identificar individuos específicos.
